Regelefterlevnad – Digitala verktyg och personligt stöd

Vi ser nu en tydlig ökning av tillsynsärenden gällande visselblåsarfunktioner i Sverige. Det beror inte bara på anmälningar, utan på att Arbetsmiljöverket har börjat arbeta mer proaktivt. I en intervju med Joakim Karlén går vi igenom vad myndigheten fokuserar på och hur ni kan förbereda er. ### Vad granskas vid en tillsyn? Många tror att myndigheten går in och granskar specifika utredningar, men så är inte fallet. Fokus ligger istället på strukturen och tillgängligheten. Arbetsmiljöverket tittar främst på: * Tillgänglighet: Är det lätt för anställda att hitta och använda rapporteringskanalerna? * Information: Hur och var informeras medarbetarna om att funktionen finns? * Dokumentation: Finns de processer och riktlinjer som krävs enligt lag dokumenterade? ### Proaktiv tillsyn blir vanligare Tidigare skedde tillsyn främst på ”förekommen anledning”, det vill säga efter att något brustit. Nu ser vi att myndigheten i allt högre grad genomför kontroller proaktivt. Det innebär att alla verksamheter som omfattas av lagen bör se över sin beredskap. Har ni fått en förfrågan från Arbetsmiljöverket, eller vill ni säkerställa att ni är rätt rustade inför en framtida granskning? Vi på Lantero har jobbat med visselblåsning sedan 2014 och vi hjälper löpande våra kunder att se över, utveckla och stärka arbetet med kanalerna. Det gäller både kopplat till utvecklingen av den underliggande verksamheten, eventuella strukturella förändringar, företagsaffärer, i anslutning till visselblåsarfall eller andra betydelsefulla händelser, eller när det kommer en konkret förfrågan från en tillsynsmyndighet. Hör av er om det skulle vara aktuellt med en dialog eller översyn av hur ni arbetar.

Vi beskriver tjänsten Lantero Redact på 40 sekunder. Vilket behov man fyller med tjänsten, det vill säga stöd vid begäran om eller publicering av allmän handling. I filmen visas hur det fungerar och vad som förändras i rutinerna hos en kommun eller myndighet som börjar att använda Lantero Redact. Både vad gäller arbetsprocessen och det stöd man får av AI med att identifiera vad som ska maskeras.

När en offentlig verksamhet får en begäran om utlämning av handlingar väcks ofta samma fråga: hur mycket får – eller måste – vi maskera i ett visselblåsarärende? Många handläggare upplever området som svårt eftersom visselblåsarärenden rör känslig information, samtidigt som offentlighetsprincipen ställer höga krav på att lämna ut dokument. Vi intervjuade Andreas Wahlström, som arbetar med bedömningar och maskning av visselblåsarärenden på Lantero. Han beskriver både lagstiftningens krav och de praktiska utmaningarna i kommuner och myndigheter. Andreas påminner om att allmänna handlingar som huvudregel är offentliga. Det innebär att “vem som helst får begära ut en visselblåsning”. Men skyldigheten att lämna ut handlingar innebär också ett stort ansvar att maskera. Det gäller både direkt identifierande uppgifter och indirekt information som kan avslöja en visselblåsare. Maskering är därmed en central del av hanteringen av visselblåsarärenden. Lagstödet hämtas huvudsakligen från två kapitel i Offentlighets- och sekretesslagen: OSL 32 kap. 3 b § och OSL 17 kap. 3 b §. Dessa reglerar skyddet för rapporterande personer – men också andra individer som förekommer i rapporteringen. I praktiken är rådet tydligt: maska hellre mer än mindre. Om det finns osäkerhet ska handläggaren agera försiktigt i syfte att skydda samtliga berörda. För många handläggare i kommuner och myndigheter är själva maskningsarbetet fortfarande en manuell process. Andreas lyfter att det under det senaste halvåret kommit fram verktyg som gör arbetet både snabbare och säkrare. Dessa verktyg ger förslag på vad som bör maskeras, förenklar processen och hjälper handläggaren att skapa ett dokument som tryggt kan lämnas ut. Ett exempel är Lantero Redact, ett verktyg utvecklat för att hjälpa offentliga verksamheter att hantera maskering enligt lagens krav. Det ger konkreta maskningsförslag, är enkelt att arbeta i och säkerställer att materialet är korrekt anonymiserat före utlämning. För den som vill fördjupa sig eller behöver stöd i ett särskilt ärende finns möjlighet att kontakta Andreas och teamet på Lantero. Maskering är inte bara en juridisk process – det är också en viktig del i att upprätthålla förtroendet för visselblåsarfunktionen och skydda rapporterande personer.