Regelefterlevnad – Digitala verktyg och personligt stöd

Kommuners verksamhet styrs till stor del genom dokumentation som specificerar målsättningar, ansvar och arbetsformer. I arbetet mot välfärdskriminaliteten är det därför viktigt att gå igenom den dokumentationen och säkerställa att det perspektivet finns med och täcks in i dokumentationen. Givet att ambitionen på området har skruvats upp avsevärt – särskilt under det gångna året – är det här ett särskilt angeläget tema för kommuner som vill att arbetet ska bli effektivt. Eller annorlunda uttryckt; om ambitionsnivån ska omsättas i praktik så behöver den reflekteras i övergripande mål, budget och relevanta verksamhetsplaner. Det första man behöver göra är att kartlägga vilka de relevanta styrande dokumenten inom kommunen är, så att man sedan kan säkerställa att de tydligt lyfter fram vikten av långsiktigt arbete mot välfärdskriminalitet. Kartläggningen av vilken styrande dokumentation som är relevant kräver en del metodiskt jobb, men är inte i sig särskilt komplicerat. Det gäller att gå igenom och identifiera vilka dokument som hanterar vissa typer av information och processer. Det kan röra sig om: - Budget, det vill säga övergripande budgetallokering och prioriteringar i kommunen - Verksamhetsfokus, alltså styrning av målsättningar eller inriktning för verksamheten - Informationssäkerhet och i en vidare bemärkelse strategi kring IT- eller säkerhetsfrågor - Delegering och instruktioner till de bolag som helt eller delvis ägs av kommunen - Resursplaneringen med avseende på personal och hur man strategiskt och långsiktigt planerar för personalförsörjning, samt - Utbildning. Alltså planering av kunskapsutvecklingen av personalen När kartläggningen av styrande dokument är gjord behöver man förstås göra en genomgång med avseende på välfärdskriminalitet och vilka aspekter som behöver lyftas in eller ändras i dokumentationen. Det är bra att tänka på att motsvarande arbete har gjorts många gånger förut och att det finns gott om bra exempel att hämta från större kommuner, som ligger längre fram i arbetet. Lanteros rekommendation är alltid att man söker inspiration från dessa kommuner och hittar relevanta exempel som förlagor. Det går förstås också bra att kontakta Lantero. Vi har ständiga diskussioner kring de här frågorna och har mycket underlag i vår tjänst FraudFinder. Så tveka inte att höra av er!

Kommuners riskanalyser kan delas upp i två delar, där man initialt utgår från de styrdokument och rutiner som finns, för att sedan analysera hur rutinerna tillämpas i praktiken. ### Separata analyser för delar av organisationen En operativ riskanalys bör göras för samtliga delar av organisationen där det finns risk för välfärdsbrottslighet, företrädesvis de delar där det finns pengaflöden och utbetalningar, men även där det finns olika former av myndighetsutövning i form av tillstånd, tillsyn eller intyg som kan öppna dörrar för annan brottslighet. Det är bra att dela upp arbetet i respektive operativ verksamhetsdel, så att man sen kan sammanställa det hela i en övergripande kartläggning. Genom att utgå från en mall kan man få en strukturerad bild av risker eller svagheter i arbetssätt, metoder och rutiner. Informationen kan samlas in genom intervjuer eller vid workshops med relevanta parter. ### Konsultstöd eller interna resurser Det finns gott om konsulter som kan hjälpa till med de här processerna, men om man utgår från ett färdigt ramverk kan de flesta organisationer hantera såväl intervjuer som workshops med interna resurser. Exempel på vilken typ av frågeställningar som kan användas för att identifiera hot och risker är: - Om det finns tidigare kända situationer då en viss process har utnyttjats av kriminella. - Om processen innehåller beslut där det finns incitament för kriminella att försöka påverka processen. Eller - Om de som arbetar med processen kan ha incitament att utnyttja systemet för personlig vinning. Vidare tittar man på hur personer som inblandade i processen identifieras, vilka metoder som används för att säkerställa att dokument är korrekta eller hur man hanterar data. ### Bra myndighetsinformation Det finns mycket bra myndighetsinformation som stöd i att förstå riskbilder. Exempelvis Brås rapport Intyget som dörröppnare till välfärdssystemet. Operativa riskanalyser är ett väldigt praktiskt inriktat arbetssätt. När man har etablerat en initial analys är det sedan viktigt att sätta rutiner för regelbunden revision och uppdatering av riskanalysen. Rätt använt är det här ett verktyg som kan spara avsevärda pengar för det offentliga.

När man inleder ett strukturerat arbete mot välfärdsbrottslighet i kommuner så är det klokt att tidigt skapa sig en bild av nuläget. En kartläggning skapar förutsättningar att prioritera utifrån var problemen är som störst och var insatser kan göra störst skillnad. Det finns dock skillnader mellan olika kommuner och vilken typ av kartläggning som är lämplig att göra. För en stor och resursstark kommun kan det vara naturligt att göra en grundlig kartläggning för att sedan metodiskt inleda arbetet utifrån en strukturerad plan. I en mindre kommun behöver man ofta vara mer selektiv i sina insatser och kan vinna mer på att sätta i gång arbetet snabbt, även om man bara har en ungefärlig bild av var problemen är som störst. ### Titta på exempel Oavsett hur ambitiöst man vill göra sin kartläggning så finns det anledning att titta på exempel från andra kommuner. För en kommun som ska göra en stor kartläggning kan man undersöka vilken struktur som kartläggningen kan ha och vilken metodik som bör tillämpas. Vidare, hur kartläggningen kan utformas och hur man går till väga för att samla in relevant information. En mindre kommun kan ha stor nytta av att titta på analyser som gjorts av externa konsulter för andra jämförbara kommuner. Det är inte självklart att man som liten kommun kan motivera en kartläggning med hjälp av externa konsulter. Då får man i stället vara selektiv i vad som kartläggs, bygga analysen på ett mindre underlag och nöja sig med en mindre detaljerad kartläggning. På vissa områden blir det tydliga mönster mellan olika kommuner och kanske är det rimligt att anta att problem som flera grannkommuner har haft också gäller den egna kommunen. I så fall kan det vara värt att inleda åtgärder utan att först ha gått på djupet med analysen. ### Syfte med kartläggningen Syftet med en kartläggning är att förstå välfärdsbrottslighet och otillåten påverkan. Genom att etablera en slags nulägesanalys kan man sedan allokera resurser rätt när det gäller åtgärder eller förebyggande arbete. Några viktiga delar av en kartläggning är: • Var inom kommunen det företrädesvis föreligger välfärdsproblematik • Vilka processer/rutiner/arbetsmoment som riskerar att vara mest utsatta • Hur det förebyggande arbetet bör se ut och vilka som ska involveras • Identifiering och beskrivning av vad som saknas i dagsläget ### Hur görs en kartläggning? Det finns inga givna regler för hur man gör en kartläggning av välfärdsbrottslighet och otillåten påverkan. Informationsinsamlingen kan göras på olika sätt, men troligen delvis genom intervjuer av relevanta befattningshavare. Exempel på frågor att ställa är: • Om man följer strategier och fattar beslut i linje med mål och riktlinjer • Hur det förebyggande eller hindrande arbetet ser ut • Hur man säkerställer att lagar och rutiner efterlevs • Vilka överträdelser man har upptäckt och hur dessa har hanterats • Vilka insatser eller resurser som skulle behövas för att stärka arbetet Innan man inleder arbetet med kartläggningen kan det vara värt att titta på en del av det material som Brottsförebyggande Rådet, Brå, tillhandahåller. Inte minst om hur brottsligheten ser ut med avseende på riskområden, vilka förövarna är, incitamentsstrukturer eller hur man följer upp problem och risker. ### Kunskapsbaserat arbete Brås utgångspunkt är att man ska arbeta ”kunskapsbaserat”. Det anslaget är förstås en klok utgångspunkt för att säkerställa att man gör rätt saker och styr resurser dit de gör nytta. Samtidigt finns en risk att man fastnar i analysstadiet och aldrig kommer vidare till de konkreta åtgärderna. En ändamålsenlig kartläggning kommer alltid att utgå från vilka förutsättningar som gäller och sedan hitta en balans mellan det noggranna detaljerade och å andra sidan att komma vidare från analys till åtgärder. Titta på hur kartläggningar ser ut från ett antal olika kommuner. Utvärdera hur er balans ser ut när det gäller noggrannhet respektive snabbhet. Sätt en plan och struktur för kartläggningen, men överväg också vilka aktiviteter som kan påbörjas omedelbart, utan att vänta på den detaljerade bilden från analysen. ### Dela information med kollegor Liksom så ofta annars är det värdefullt att kunna dela information med andra kommuner. Gärna genom direktkontakt, men det finns också gott om material i Lanteros tjänst FraudFinder. Tveka inte att höra av er till oss på Lantero om ni har frågor om kartläggningsarbetet eller andra delar av arbetet mot välfärdsbrottslighet.