Regelefterlevnad – Digitala verktyg och personligt stöd

Lantero intervjuade Therese Forsberg, utredare på avdelningen för administration i Uddevalla kommun. Therese jobbar med maskering av dokument vid begäran om allmän handling och har använt Lantero Redact under de gångna månaderna, vilket innebär att hon har fått AI-stöd med bedömning och maskering. Nedan följer en något nedkortad version av intervjun.
Intervjuare: Uddevalla är en kommun med ungefär 60 000 invånare. När det gäller begäran om allmän handling, hur stora volymer gäller det? Intervjuad: Det varierar. Det beror på vad som händer i verksamheten. När något inträffar som leder till avvikelser eller lex Sarah-ärenden, så ökar mängden. Vi får också varje vecka stadiga begäranden från vissa medier som alltid vill ha senaste veckans inkomna handlingar. Det gäller ju samtliga kommuner – vissa medier gör så kontinuerligt. Så mängden kan variera mycket, särskilt om det kommit in allvarliga ärenden. Intervjuare: I vilken mån går det här att planera? Intervjuad: Vissa delar är alltid hanterbara, men det blir svårt när det kommer stora volymer – ibland tusentals dokument. Vi har ingen person som arbetar med detta på heltid, utan vår avdelning får hjälpas åt. ### Hur det fungerade tidigare Intervjuare: Hur såg rutinerna tidigare ut kring det här arbetet? Intervjuad: Vi gjorde det på det gamla sättet. Vi skrev ut dokumenten och maskerade dem för hand med Tippex. Sedan kopierade vi och skannade in dem igen innan vi skickade dem vidare. Adobe har vissa funktioner, men de har inte fungerat fullgott. Man har kunnat lyfta bort maskningen digitalt, så vi har ändå alltid behövt skriva ut och skanna. Det har varit både tidskrävande och svårt att hantera på distans. ### Hur arbetet ser ut nu Intervjuare: Hur ser rutinen ut nu? Intervjuad: Det går mycket snabbare. Med maskningstjänsten kan vi markera det vi vill maskera digitalt och spara direkt. Vi slipper utskrifter och skanning, vilket tagit mycket tid. Jag upplever att man har bättre överblick över dokumenten och processen. Intervjuare: En idé med AI-stödet är att fler ska kunna delta i arbetet genom att acceptera eller avfärda maskningsförslag. Har ni börjat bredda hanteringen? Intervjuad: Nej, inte ännu. Vi har tagit hjälp av kollegor, men de har haft samma kunskapsnivå som vi. Så än så länge ligger ansvaret kvar inom vår avdelning. ### Träning av modellen och nya uppdateringar Intervjuare: Ni har precis fått en ny uppdatering av tjänsten. Har ni hunnit testa den och de uppdaterade förmågorna? Intervjuad: Ytterst lite, men det jag såg såg bra ut. Jag behöver testa mer för att säga något säkert. Intervjuare: Tror du bedömningarna ser likadana ut mellan olika kommuner? Intervjuad: Ja, det tror jag. Vi arbetar alla med samma typ av dokument och samma regelverk. Syftet är alltid att skydda den enskilda och undvika att röja personuppgifter. Det borde leda till samma ingång i vad som ska maskeras. ### Användarupplevelse av tjänsten Intervjuare: Några andra reflektioner? Intervjuad: Tjänsten har varit lätt att använda. Vi har upplevt den som användarvänlig och utan oklarheter eller strul. Den har fungerat hela testperioden, och det har varit tacksamt eftersom vi haft ovanligt stora volymer av ärenden den senaste tiden.

Vi intervjuar Joakim Karlén om hur man gör för att involvera samtliga anställda i arbetet med informationssäkerhet och cyberhygien. Intervjuare: Vi börjar från början – vad menas egentligen med cyberhygien? Joakim Karlén: – När man hör ordet hygien tänker man på de där sakerna man alltid ska göra, som att tvätta händerna. Det är faktiskt samma sak inom cybersäkerhet. Cyberhygien handlar om att alla ska veta och följa de grundläggande rutinerna för att skydda både sig själva och organisationen. ### Små och stora organisationer – olika förutsättningar Intervjuare: När man jobbar med mindre verksamheter; hur skiljer sig deras arbete från större organisationer? Joakim Karlén: – I större organisationer finns ofta mer struktur och stöd, som en IT-avdelning som driver säkerhetsfrågorna. I mindre verksamheter blir det individuella ansvaret större. Alla behöver förstå hur deras eget agerande påverkar säkerheten – eftersom man inte kan luta sig mot samma stödfunktioner. Intervjuare: Vilka är de vanligaste misstagen? Joakim Karlén: – Det absolut vanligaste är att man inte har ordning på sina digitala tillgångar. Man saknar rutiner för hur datorer och mobiler hanteras, eller utbildning kring grundläggande säkerhetsmoment. Det leder till att man missar enkla men avgörande skyddsåtgärder. ### Att skapa engagemang Intervjuare: Hur får man då medarbetarna att tänka aktivt på de här frågorna? Joakim Karlén: – Det börjar med utbildning. Man behöver förklara varför reglerna finns och koppla dem till det dagliga arbetet: Vad gör du i din vardag, och vilka risker finns i just de momenten? Många ser inte cybersäkerhet som en del av sitt jobb – men det är det. Precis som man inte springer omkring med saxar på ett kontor, ska man inte hantera sina digitala verktyg på ett riskfyllt sätt. Cyberhygien handlar om att förstå verktygen man använder och hur de ska hanteras på ett säkert sätt. ### Beteende snarare än teknik Intervjuare: Så det handlar egentligen om kultur och beteende? Joakim Karlén: – Exakt. Cyberhygien är inte bara teknik, utan framför allt beteende och medvetenhet. För att stötta den kulturen behöver man tydliga rutiner och checklistor – till exempel för hur nya medarbetare introduceras i säkerhetsarbetet. Man kan också öva på incidenter, till exempel genom simulerade attacker, så att alla lär sig sin roll om något händer. När man tränar på situationer där det går fel blir man mer medveten om sitt ansvar – och tryggare i hur man ska agera. Intervjuare: Vilka hot bör organisationer fokusera på just nu? Joakim Karlén: – Vi ser att attackerna blir fler och mer automatiserade. Många små organisationer tänker “vi är inte intressanta” – men det vet inte angriparna. De attackerar allt som går att attackera. Med dagens AI-verktyg går det dessutom att låtsas vara någon annan och genomföra avancerade sociala attacker med mycket större precision och volym än tidigare. Det betyder att risken för att bli lurad ökar dramatiskt – särskilt om medarbetarna inte är vaksamma. Cyberhygien handlar om att göra det enkla rätt – varje dag. Det kräver struktur, träning och engagemang från alla.

Nedan följer ett samtal med Sara Johansson, jurist och visselblåsarutredare, om begreppet allmänintresse och hur man avgör när det föreligger utifrån visselblåsarlagen. Intervjuare: Vad utgör egentligen ett visselblåsarärende i lagens mening? Sara Johansson: – Ett visselblåsarärende är när någon rapporterar ett missförhållande i ett arbetsrelaterat sammanhang. För att omfattas av lagen krävs att missförhållandet är av allmänintresse – det är själva kärnan i lagens definition. ### Gränsdragning för "allmänintresse" Intervjuare: Det händer ju ofta att människor rapporterar saker som mer handlar om deras egen arbetssituation. Var går gränsen? Sara Johansson: – Det beror på. Men om det du rapporterar bara rör dina egna anställningsförhållanden – till exempel konflikter, löner eller schema – då är det inte ett visselblåsarärende. Allmänintresse betyder att missförhållandet ska angå en vidare krets, alltså allmänheten. Om det bara handlar om dig själv eller ditt arbetslag så är det inte allmänintresse i lagens mening. Intervjuare: Om en organisation får in ett ärende som är allvarligt, men inte bedöms vara av allmänintresse – vad gör man då? Sara Johansson: – Det vanligaste vi ser är att organisationen ändå tar frågan vidare, men hanterar den då inte som ett visselblåsarärende. Man behandlar den istället som ett tips, vilket innebär att ärendet flyttas från visselblåsarfunktionen till ordinarie verksamhet. Skillnaden är att visselblåsarfunktionen har strikt sekretess och ett särskilt arbetssätt. När ärendet hanteras som ett tips anonymiseras informationen, men den hanteras öppet inom organisationen. ### Hur påverkas skyddet för den som rapporterar? Intervjuare: Spelar det någon roll för skyddet om det inte är ett visselblåsarärende? Sara Johansson: – Ja, det gör det. När ett ärende inte omfattas av visselblåsarlagen försvinner också det lagstadgade skyddet för rapportören. Men många organisationer väljer att ändå erbjuda ett förstärkt skydd – till exempel om någon rapporterar brott mot interna policyer. Det är viktigt att tydliggöra när skyddet gäller enligt lagen och när det är ett frivilligt utökat skydd från arbetsgivaren. Det handlar i grunden om att bygga förtroende för kanalen. Intervjuare: Har lagstiftaren eller domstolarna klargjort hur man ska tolka begreppet allmänintresse? Sara Johansson: – Lagstiftaren har satt gränserna i lagtexten, men praxis är fortfarande begränsad. Ett avgörande från Arbetsdomstolen sommaren 2024 är dock mycket intressant. Domstolen slog fast att den som visselblåser måste kunna visa att det finns ett allmänintresse för att skyddet ska gälla. Det räcker alltså inte att du trodde att det var av allmänintresse – du måste kunna bevisa det i efterhand. Det här förskjuter bevisbördan och kan göra det svårare för personer att våga rapportera. Intervjuare: Det låter som att man gör det svårt för visselblåsaren på det här sättet. Är det rimligt? Sara Johansson: – Det är en svår fråga. Vi som arbetar med det här varje dag brottas också med gränsdragningen. Om ens jurister ibland tvekar, då är det orimligt att kräva att någon som visselblåser för första gången ska kunna göra en perfekt bedömning. Det finns alltså mycket kvar att diskutera kring allmänintresse och visselblåsarskydd. Om ni vill veta mer eller diskutera hur ni kan hantera dessa frågor i er organisation – kontakta oss på Lantero.